月末の請求書づくり、1時間半→10分に。——ボタンを押して進むだけの請求ツール

ご依頼内容

クライアント：
となみ野興学館さま（富山県砺波市・学習塾）

公開：
2026年10月

提供サービス：
月末の請求書作成ツール

ご相談前の課題

この塾には、大きく2つのコースがあります。毎月の月謝が決まっている「定額制」と、指導した時間や日数で料金が変わる「マンツーマンの個人指導」です。
大変だったのは、個人指導の請求でした。

1. 指導のたびに、日時を手書きで記録する
2. 月末に、記録をもとに表計算ソフトで一人ひとりの月謝を計算する
3. 計算した金額と内訳を、別の請求書ファイルに一人ずつ手入力する
4. PDFにして、印刷する
5. 計算や請求にミスがないか、自分でもう一度確認する

この作業に、毎月1時間半ほどかかっていました。同じ数字を「表計算」と「請求書」の2か所に入れる二度手間があり、確認も一人でするため、気の抜けない作業でした。

そのため定額制の生徒さんには、請求書を発行していませんでした。集金袋や口座情報で確認できるとはいえ、手が回らなかったのが実情です。

ホームページの保守でご一緒する中で、この月末の負担についてご相談をいただきました。

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導入したもの

指導のあとにスマホで記録しておくと、月末はボタンを押して進むだけで、全員分の請求書がPDFでできあがるツールです。

指導のあとにスマホから記録するだけで、月末の計算が終わっている

今回のツールに合わせて、記録用のスプレッドシートを新しく整えました。

指導が終わったら、生徒さんの名前と指導日時をスマホから入力します。
月末の集計にはこの記録が自動で反映されるので、手書きの記録を見返して計算する作業がなくなりました。

パソコン操作が得意でなくても迷わない、「次へ」を押して進む4つの画面

先生はパソコン操作が得意ではないとのことでしたので、迷わず進める画面にしました

請求月と、口座引き落としの分を選ぶ。

請求する生徒さんの一覧を確認する。

休学中の生徒さんなど、今月は請求しない方は、ここで「請求しない」を選べます。
※生徒情報はダミーです。

請求書のプレビューを、一人ずつ順番に確認する。

備考欄に書き添えたい生徒さんには、その場で入力できます。入力した内容は、すぐプレビューに反映されます。

請求書データが作成されるのを待つ。

保存方法を選ぶ。

ZIPファイルでダウンロードするか、Googleドライブに保存するかを選べます。選んだ方法で、PDFの請求書が一式できあがります。

となみ野興学館さまは、普段あまりGoogleドライブを使われないため、基本はZIPファイルでのダウンロードです。
ふだんからドライブで書類を管理している方には、そのまま保存できる選択肢も用意しています。

請求書が完成。

※生徒情報はダミーです。

導入後

月末の請求業務が、あっという間に終わるようになりました。

• 手入力と転記がなくなり、「計算や請求を間違えていないか」と気を張る時間が減りました
• 以前は手が回らなかった定額制の生徒さんの分も、請求書を作れるようになりました。全員分の請求書を、きちんと管理できています
• 浮いた時間は、指導の準備や生徒さんの募集にあてられるようになりました

月末の作業が軽くなったことで、先生の時間の使い方が変わりました。時間の余裕は、塾の中身を良くすることにもつながっていきます。

同じような課題をお持ちの方へ

「うちの業務でもできる？」という方は、まずAI効率化診断からお話をお聞かせください。